Politique de Confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Doaken Technology collecte, utilise, stocke et protège les données personnelles des utilisateurs de son site web doaken.fr et de sa plateforme SaaS de réponse aux appels d'offres.

Doaken Technology s'engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Dénomination légale : Monsieur Rodolphe Chane-Wai
• Nom commercial : Doaken Technology
• Forme juridique : Entrepreneur individuel
• Responsable : Rodolphe Chane-Wai
• SIREN : 891 588 980
• SIRET siège : 891 588 980 00021
• Adresse : Paris, France
• Email : contact@doaken.fr
• Téléphone : +33 9 39 24 59 16

Délégué à la protection des données (DPO) : aucun DPO n'a été désigné. Conformément à l'article 37 du RGPD, la désignation d'un DPO n'est pas obligatoire pour Doaken Technology à ce jour (activité ne relevant pas des traitements à grande échelle de données sensibles ou de suivi systématique). Le référent RGPD est Rodolphe Chane-Wai, joignable à l'adresse contact@doaken.fr.

3. Données collectées

a) Via le site doaken.fr (formulaire de demande de démo)

• Adresse email professionnelle
• Nom de l'entreprise
• Volume d'appels d'offres traités par an
• Taille de l'équipe études / commercial
• Défi principal rencontré

b) Via la plateforme Doaken (application SaaS)

• Nom et prénom de l'utilisateur
• Adresse email
• Informations sur l'entreprise (raison sociale, secteur d'activité)
• Documents uploadés (DCE, mémoires techniques, pièces administratives)
• Données de facturation

c) Données techniques collectées automatiquement

• Adresse IP
• Type et version du navigateur
• Pages visitées et parcours de navigation
• Cookies (voir section 10)

4. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées sont utilisées pour les finalités suivantes :

• Réponse aux demandes de démo : traitement et suivi des demandes de démonstration de la plateforme
• Fourniture du service SaaS : création et gestion des comptes utilisateurs, traitement des documents, génération des mémoires techniques
• Amélioration du service : analyse des usages pour améliorer l'expérience utilisateur et les fonctionnalités
• Communication commerciale : envoi d'informations sur les évolutions du service (uniquement avec consentement préalable)
• Obligations légales : respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires

5. Base légale des traitements

Conformément à l'article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur une base légale appropriée :

• Consentement (Art. 6.1.a) : formulaires de contact, demande de démo, cookies analytiques, communications commerciales
• Exécution contractuelle (Art. 6.1.b) : fourniture du service SaaS, gestion du compte utilisateur, traitement des documents
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f) : amélioration du service, sécurité de la plateforme, prévention de la fraude
• Obligation légale (Art. 6.1.c) : facturation, comptabilité, obligations fiscales

6. Durée de conservation

Doaken s'engage à conserver les données personnelles au plus pendant les durées suivantes :

• Données prospects (formulaire de démo) : 3 ans après le dernier contact
• Données clients (compte utilisateur) : durée du contrat + 5 ans (obligations légales comptables et fiscales)
• Documents déposés (DCE, mémoires techniques) : jusqu'à la suppression du compte du dernier membre de l'équipe, ou plus tôt si votre équipe choisit l'effacement automatique (30, 90 ou 180 jours après la date de remise du dossier) ; à ce jour, des fichiers déposés par un ancien membre de l'équipe, ou par une personne aussi membre d'une autre équipe, peuvent rester stockés (correction en cours)
• Logs techniques (journal des connexions : date, adresse IP, navigateur) : aucune durée maximale n'est encore appliquée ; les lignes rattachées à un compte sont rendues anonymes à sa suppression, et une purge à 12 mois est en cours de mise en place
• Cookies : 13 mois maximum

Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

7. Sous-traitants

Doaken Technology fait appel aux sous-traitants suivants pour le traitement des données personnelles :

8. Transferts de données hors Union Européenne

Plusieurs de nos sous-traitants sont des sociétés américaines, ou traitent des données hors de l'Union européenne. Ce qui est en place aujourd'hui, prestataire par prestataire :

• Anthropic : les données envoyées à son API sont stockées aux États-Unis, et le calcul peut se faire dans d'autres régions. Son accord de traitement, intégré à ses conditions commerciales, prévoit les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Ses conditions lui interdisent d'entraîner ses modèles sur les contenus de ses clients ; il supprime les entrées et sorties de son API au plus tard 30 jours après leur réception, sauf exceptions prévues par ses conditions.
• Vercel, Supabase, Cloudflare, Twilio : leur accord de traitement fait partie de leurs conditions et prévoit les clauses contractuelles types de la Commission européenne. L'application tourne à Paris (Vercel, région cdg1) ; tout ce que le site doaken.fr calcule à la demande (pages métier et baromètre, prise de rendez-vous, formulaires, recherche de la démo de veille, compteurs et mesure des visites) s'exécute à Washington, aux États-Unis (Vercel, région iad1).
• OpenAI, Google (Gemini, Analytics, Fonts), PostHog : nous n'affirmons pas aujourd'hui quel accord de traitement s'applique. Sur doaken.fr, Google Analytics et PostHog ne se chargent qu'avec votre consentement (bandeau cookies). Dans l'application, PostHog mesure l'usage des personnes connectées (écrans vus, étapes), sans bandeau.

Lorsqu'elles s'appliquent, les clauses contractuelles types sont celles de la décision 2021/914 de la Commission européenne (article 46.2.c du RGPD).

9. Vos droits (RGPD - Articles 15 à 22)

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (Art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification (Art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement (Art. 17) : demander la suppression de vos données personnelles
• Droit à la limitation (Art. 18) : demander la limitation du traitement de vos données
• Droit à la portabilité (Art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
• Droit d'opposition (Art. 21) : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes
• Droit de retirer votre consentement : retirer à tout moment votre consentement pour les traitements fondés sur celui-ci

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse : contact@doaken.fr

Délai de réponse : 30 jours maximum à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en serez informé.

En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

• Site web : cnil.fr/fr/plaintes
• Adresse postale : CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Téléphone : 01 53 73 22 22

Pas de profilage ni de décision automatisée : conformément à l'article 22 du RGPD, Doaken Technology ne met en œuvre aucun processus de décision automatisée ou de profilage produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.

10. Cookies

Le site doaken.fr et la plateforme Doaken utilisent les catégories de cookies suivantes :

Cookies essentiels (pas de consentement requis)

• Cookies de session et d'authentification
• Cookies de sécurité (CSRF, rate limiting)
• Préférences utilisateur (langue, thème)

Cookies analytiques (avec consentement)

• Google Analytics 4 (_ga, _ga_*) · mesure d'audience anonymisée, durée de conservation : 13 mois. Déposés uniquement après consentement explicite via le bandeau cookies.
• PostHog (ph_*_posthog) · mesure des parcours de navigation, données hébergées en Europe (Frankfurt), durée de conservation : 13 mois. Peut inclure un enregistrement de la navigation (déplacements, clics, défilement) à des fins d'amélioration du site. Déposé uniquement après consentement explicite via le bandeau cookies.

Cookies publicitaires

Doaken n'utilise aucun cookie publicitaire et ne pratique aucun ciblage publicitaire.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou gérer vos préférences :

• Via le bandeau de consentement du site (lien "Gérer mes cookies" en bas de page)
• Via les paramètres de votre navigateur (effacement des cookies)

11. Sécurité des données

Doaken Technology met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles :

• Chiffrement des communications en HTTPS (TLS 1.2 ou 1.3)
• Chiffrement de la base et des fichiers au repos en AES-256 (Supabase, Cloudflare R2)
• Données triées par équipe dans l'application ; une partie des accès est en plus filtrée par la base elle-même
• Mots de passe hachés (bcrypt), double authentification disponible, blocage après 5 tentatives échouées
• Journal des connexions, réussies ou refusées
• Liens signés à durée limitée pour l'accès aux fichiers

Pour en savoir plus sur nos mesures de sécurité, consultez notre page Sécurité & Conformité.

12. Procédure en cas de violation de données

Conformément aux articles 33 et 34 du RGPD, en cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Doaken Technology s'engage à :

• Notifier la CNIL dans un délai de 72 heures après avoir pris connaissance de la violation
• Informer les personnes concernées dans les meilleurs délais si le risque est élevé
• Documenter toutes les violations (nature, catégories de données concernées, mesures prises) dans un registre interne

13. Modifications de cette politique

Doaken Technology se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, les utilisateurs de la plateforme seront informés par email ou par notification dans l'application.

La version en vigueur est toujours accessible à l'adresse : doaken.fr/confidentialite